Naar beneden Naar boven

‘Ze moeten op je kunnen vertrouwen’

Ook al vormt ze in haar eentje het directiesecretariaat, rustig is het nooit in de werkkamer van Patricia Leenders. Ze wordt soms overspoeld met telefoontjes en e-mails. “Een beetje stress vind ik juist heel prettig .”

Patricia werkt al ruim een kwart eeuw bij de veiling. En dat terwijl ze nooit heeft gesolliciteerd. “In 1989 kwam ik hier binnen. Ik had mijn opleiding tot secretaresse afgerond en ging op zomervakantie. Toen ik terugkwam, zei mijn moeder: ‘Gefeliciteerd, je hebt een baan’. Mijn reactie was: ‘Hè? Ik heb helemaal niet gesolliciteerd!’ Wat bleek: mijn oom die op de veiling in Bemmel werkte, had mij aangedragen. Hij was mijn kruiwagen!”

Ze begon als uitzendkracht in de postkamer. “Brieven inpakken, de post verzorgen, documenten voor de klok ingeven en meer van dat soort werk.” Na een jaar stond ze al op de loonlijst bij de toenmalige groente- en bloemenveiling. “Van de twee secretaresses viel er eentje weg. Ik mocht die plaats opvullen en rolde zo in het werk waarvoor ik eerder een opleiding had gevolgd.”

Directiewisselingen
In de jaren die volgden, maakte Patricia van alles mee: twee fusies, herstructurering van het werk (haar afdeling werd opgedeeld in P&O, commerciële ondersteuning en directiesecretariaat) en verschillende directeuren. “Ik ben begonnen onder Ferry Hollinger, die werd opgevolgd door Peter Bakker. Hier in Ede kreeg ik eerst te maken met André van Kruijssen en later opnieuw Peter Bakker. Guus van Logtestijn is inmiddels ook toegetreden tot de directie. Het leuke is: iedereen is anders en iedereen heeft een eigen werkwijze.”

Digitalisering
Behalve directiewisselingen zag ze ook het werk veranderen. “De ontwikkeling is steeds maar doorgegaan. Toen ik ooit in de postkamer begon, moest je zoveel handelingen verrichten… We werkten er met een man of vijf, hadden nog kettingformulieren, moesten alles archiveren. Het invoeren van de klokgegevens en de verwerking daarvan ging allemaal met de hand.”

“Nu gaat vrijwel alles digitaal. De papieren documenten die nog in omloop zijn, digitaliseren we ook zo veel mogelijk. Even een paar briefjes door de machine en het is klaar”, zegt ze, terwijl ze naar grijze kasten op haar werkkamer wijst. Daarin zitten de laatste documenten uit het verleden, zoals inschrijvingen van aanvoerders, die nog gedigitaliseerd moeten worden. “In perioden dat het wat minder druk is, werk ik die documenten weg.”

Rust bewaren
De wijze waarop ze haar werk uitvoert, mag dan iets veranderd zijn, de taken zijn veelal dezelfde. Om maar eens wat te noemen: Patricia is voor de directie het eerste aanspreekpunt voor externe afspraken, verzorgt de praktische organisatie rond zakenreizen, bewaakt de e-mailboxen van de directie en bereidt vergaderingen voor. “Het fijnst vind ik een drukke dag; eentje waarop er stress is. ‘Wil je dit of dat even doen.’ Dat zijn de momenten waarop je je meerwaarde kunt tonen.”
De rust bewaren is in stressgevallen belangrijk voor een directiesecretaresse, stelt ze. Een andere onmisbare eigenschap is betrouwbaarheid. “Er komt met enige regelmaat vertrouwelijke informatie voorbij. Dingen die niet voor andermans ogen en oren bedoeld zijn. Die informatie vang je bijvoorbeeld op als je verslagen van vergaderingen maakt”, zegt ze. “In de aanloop
naar de laatste fusie speelde dat heel sterk. Ik wist van alles. In zulke gevallen moeten de directieleden weten dat ze op je kunnen vertrouwen.”

 

Terug naar overzicht