fbpx

Ultimo

24-07-2019

Momenteel melden we storingen van facilitaire zaken (lamp is stuk, koeling werkt niet, etc.) en op gebied van ICT (programma doet gek, muis doet het niet, etc.) veelal telefonisch. Deze methode, alhoewel het makkelijk lijkt, kent veel nadelen:
• Meldingen worden vergeten (staat nergens genoteerd);
• Diverse collega’s zijn bezig met dezelfde melding (geen coördinatie);
• Je hebt als indiener geen zicht op de status van de melding;
• Er ontbreekt overzicht (hoe vaak is de storing geweest);
• Etc.
Enige tijd geleden heeft Plantion daarom gekozen om het softwarepakket Ultimo in gebruik te nemen.
Dit pakket richt zich op het structureren en overzichtelijk maken van allerlei processen en werkzaamheden op het gebied van onder andere onderhoud, reparaties en afwikkelingen van storingen. Met het vertrek van Ard heeft de verdere uitrol even stil gelegen, maar inmiddels hebben we de draad weer opgepakt.
Om te zorgen dat jullie als gebruiker op een makkelijke en overzichtelijke wijze een storingsmelding kunnen maken, moeten we nog een aantal voorbereidende stappen zetten. Niet alleen in het pakket, maar ook op de vloer. Het is immers wel handig als je moet melden dat je een storing hebt als je de beschikking hebt over de juiste nummering van de ruimte of werkplek.
Om ons hierbij te helpen zal Tom Kuster ons de komende weken als vakantiekracht (afdeling Administratie) komen ondersteunen. Jullie zullen hem regelmatig in het pand rond zien lopen.
Over een aantal weken ontvangen jullie een procedurebeschrijving met daarin beschreven hoe een melding gemaakt moet worden.
Telefonisch melden van een storing zal, tenzij in geval van grote nood (bijvoorbeeld brand), niet meer mogelijk zijn!